păstrarea înregistrărilor – Distracție, nu? Dar: te poate ajuta cu adevărat să -ți acoperi fundul la serviciu atunci când trebuie. Deci, cum organizați, depuneți și urmăriți altfel notele de întâlnire, e -mailurile și apelurile telefonice? Postarea invitată de astăzi vă oferă câteva recomandări excepționale de la Belle of Capitol Hill Style – CHS pe CYA, ca să spunem așa. Mulțumim lui Belle pentru că a trecut de aceste idei (și bine ați venit înapoi pe blog)!
Lucrul în politică mi -a învățat o serie de lecții utile, dintre care cea mai crucială a fost cum să păstrez înregistrări excepționale. Salvez e -mailuri, scrisori, memorii și note de întâlnire, deoarece nu știi niciodată când vei avea nevoie de o traseu de hârtie. Așadar, când Kat mi -a cerut să scriu o postare care detaliază cum să -ți acoperi fundul la serviciu, am fost încântat să oblig.
Să începem cu fundamentul CYA, păstrând înregistrări bune:
Note de întâlnire am peste 30 de caiete mici, legate de spirală, care îmi acoperă întreaga carieră. În exterior, acestea sunt etichetate pentru job și data, de ex. “Congres. Mai „07- octombrie” 07. ” În interior, veți găsi notele mele de întâlnire pentru fiecare întâlnire etichetată cu numele tuturor participanților, afilierea lor și detaliile conversației noastre.
Aceste note sunt o înregistrare a ceea ce s -a spus, ce a fost promis și care a fost rezultatul întâlnirii. Menținerea notelor precise vă va ajuta să clarificați comunicări greșite și să vă va ajuta să vă reîmprospătați memoria înainte de următoarea întâlnire cu aceiași oameni, indiferent cât timp a trecut interimar.
E -mailurile din epoca noastră digitală, având un inbox organizat este crucial pentru succesul dvs. ca profesionist. În primul rând, nu doriți să pierdeți ceva de care s -ar putea avea nevoie mai târziu sau să vă deplasați o corespondență crucială. În al doilea rând, nu știți niciodată când angajamentul dvs. de a păstra înregistrări bune vă va salva ascunderea.
În timpul unei campanii de reelecție, guvernatorul statului meu a ieșit într-o opoziție puternică față de un proiect de lege pe care șeful meu îl susținea. Imaginează-ți surpriza guvernatorului când unul dintre colaboratorii mei a intrat în căsuța de e-mail și a scos o scrisoare de patru ani, semnată de el, exprimându-și sprijinul nefondat pentru o versiune anterioară a proiectului de lege cu care s-a opus acum. E -mailul ne -a scos din defensivă și l -a pus pe el.
Deci, cum trebuie să vă organizați e -mailurile? Nu există nicio modalitate de a -ți colecta căsuța de e -mail, dar îmi place să -l organizez pe al meu până la an (2014), apoi pe emisiune (Afacerile Veteranilor), apoi pe grup (Garda Națională). Dacă fac lucrări cruciale pe o singură factură sau o singură problemă, atunci primește propriul folder. De asemenea, îmi place să fac e-mailuri cruciale cu coduri color în albastru, e-mailuri cu atașamente cruciale în verde și e-mailuri care sunt controversate sau de la cineva care se opune poziției noastre în roșu.
Apeluri telefonice
Spre deosebire de e -mailuri, apelurile telefonice au un traseu de hârtie întunecat. Acesta poate fi un lucru bun sau un lucru rău. Așa că păstrez un document de cuvânt deschis pe computerul meu intitulat „Apeluri importante”. Ca și notele mele de întâlnire, detaliază cu cine am vorbit, când am vorbit, despre ce am discutat și cu ce am rezolvat. Este util să aveți atunci când șeful dvs. solicită o eliminare exactă a conversației dvs.
Evitarea unui traseu de hârtie
Păstrarea înregistrărilor bune este critică. Vă poate ajuta să rezolvați litigiile, să vă reîmprospătați memoria despre discuțiile anterioare și să vă mențineți lista de activități pe cale. Dar ce zici de acele momente în care nu vrei o traseu de hârtie?
Scoaterea unei conversații din tărâmul digital este necesară atunci când informațiile trebuie să fie partajate din înregistrare, trebuie să se facă scuze sau când trebuie să vă asigurați că ceea ce urmează să spuneți nu poate fi trecut cu un de bază Faceți clic pe butonul Forward.
Practic, dacă ești nerăbdător că ceea ce ești pe cale să scrii ar putea fi folosit împotriva ta, sfârșește în mâinile greșite sau dăunează proiectului la care lucrezi. nu. a pune. aceasta. în scris. Folosiți -vă cea mai bună judecată și, când aveți îndoieli, alegeți să apelați, în loc de tip.
Apeluri telefonice vs. e -mailuri
Dar dacă doriți o conversație pe înregistrare și persoana cu care vorbiți vă sună la telefon? Să spunem că încercați să blocați sprijinul pentru o legislație crucială din partea unui personal al cărui șef este mai puțin decât de încredere. Personalul este încântat să vă spună la telefon că șeful său este la bord, dar aveți nevoie de ceva mult mai concret. Ai nevoie de traseul de hârtie. Introduceți e-mailul de urmărire:
„Stimate John, vă mulțumesc foarte mult pentru că ați făcut timp să mă sunați despre sprijinul lui Rep. Smith pentru H.R 529. Șeful meu va fi atât de încântat să știe că Rep. Smith este la bord. Votul său Yay va fi un spectacol atât de puternic al angajamentului său pentru această problemă. Vă mulțumim din nou pentru toată munca depusă în această privință, cu sinceritate, Belle. ”
Sigur, el poate pretinde că nu a spus niciodată asta. El poate nega că v-a promis vreodată orice, dar aveți o dată și o înregistrare de la o dată a poveștii.
Utilizați apeluri telefonice și e-mailuri de urmărire cu precauție. de multe ori a duce la telefoane poate face ca o conversație inofensivă să pară ascunsănull
